De nieuwe vennootschappenwet en de wijze van vergaderen in de Besloten Vennootschap (BV)

Inleiding

Zoals vermeld in een eerdere publicatie van onze hand zijn voor nieuwe vennootschappen sinds 1 mei 2019 of de reeds aan de nieuwe vennootschappenwet aangepaste vennootschappen alle bepalingen van het nieuw Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV) van toepassing. Ook voor bestaande en nog niet statutair aangepaste vennootschappen zijn sommige bepalingen vanaf 1 januari 2020 dwingend van toepassing (o.m. de regeling voor winstuitkeringen).

Aangezien we aan de vooravond staan van de meeste statutaire algemene vergaderingen lijkt het ons nuttig om enkele relevante wijzigingen voor de BV weer te geven.

We willen u met dit artikel vooral informeren over de aangepaste manier om uw algemene vergaderingen te houden. We doen dit enkel voor de Besloten Vennootschap (BV) (voorheen de BVBA) en in de veronderstelling dat er geen commissaris werd benoemd.

Enkele veranderingen inzake de bestuurder(s) van de BV:

Op het vlak van bestuur verandert er weinig voor de BV. Deze wordt geleid door één of meerdere bestuurders (voorheen zaakvoerders genoemd) die eenieder integrale bevoegdheden hebben.

Zoals dit voor alle vennootschappen en verenigingen geldt, kan ook binnen de BV een dagelijks bestuur worden ingericht (opgelet: het zijn vanaf nu steeds zelfstandigen, dus nooit werknemers).

De vaste vertegenwoordiger van de BV is voortaan steeds een natuurlijk persoon. Bovendien moet men kiezen: ofwel zetelt men in eigen naam ofwel zetelt men als vaste vertegenwoordiger van de rechtspersoon-bestuurder. Er is dus geen combinatie meer mogelijk.

Hoewel niet verplicht, kan ook voor bestuurders voortaan in een ontslagbescherming worden voorzien door het afspreken van een opzegtermijn en/of een opzegvergoeding (voorheen enkel een ontslag “ad nutum”)[1].

Op het vlak van de aansprakelijkheid van de bestuurders of de feitelijke bestuurders geldt voortaan een wettelijke beperking. Deze beperking geldt voor vorderingen van de vennootschap en van derden.[2][3]

In functie van de omzet en het balanstotaal kan een bestuurder voortaan niet voor een hoger bedrag worden aangesproken dan tot een plafond tussen 125.000 en 12.000.000 €.[4]

Deze beperking geldt enkel voor zogenaamd ‘lichte’ fouten en dus bv. niet voor een zware fout of herhaaldelijke lichte fouten.

De beperking van aansprakelijkheid geldt bovendien nooit voor gevallen van bedrieglijk opzet, opzettelijke fout of bij aansprakelijkheid bij fiscale en sociale schulden zoals onbetaalde sociale zekerheidsbijdragen, BTW onder bepaalde voorwaarden. Dus misschien wel “much ado about nothing”….

Enkele andere aanpassingen ingevolge het WVV

Het uittreden lastens het vennootschapsvermogen kan voortaan, de mogelijkheid om de BV meer “open” te maken dan vroeger is een goede zaak, of nog de doorgedreven flexibilisering zoals het belang van het aanvullend recht om te kunnen afwijken van de door de overheid standaard ingesteld wettelijke regels, geeft de rechtsvorm BV veel meer mogelijkheden (samenwerking apotheken?) enz. Deze veranderingen worden wellicht besproken in volgende bijdragen.

Nieuwe wijze van vergadering in de BV ingevolge het nieuwe WVV

Het vergaderen van het bestuursorgaan.

De wetgever heeft in een notuleringsplicht voorzien. Deze notulen moeten steeds worden ondertekend door de voorzitter van het bestuursorgaan (voorheen de raad van bestuur) en de bestuurders die hierom verzoeken of door de bestuurder als deze alleen benoemd is.

Alle afschriften van deze notulen worden minsten door één bestuurder met vertegenwoordigingsbevoegdheid ondertekend.

In zover de eigen statuten dit niet uitsluiten voorziet het nieuw WVV dat voortaan de besluitvorming schriftelijk kan verlopen in de mate dat ze eenparig is genomen.

Bovendien voorziet het KB nr. 4 van 9 april 2020 in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie specifiek dat het bestuursorgaan onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk kan besluiten treffen én kan vergaderen via elektronische communicatiemiddelen(bv. Skype, Teams, Jitsi enz.… dus in het algemeen video- of conferentie vergadering). M.a.w. de bestuurders krijgen bijvoorbeeld de mogelijkheid om te beslissen dat de aandeelhouders enkel op afstand kunnen stemmen (of zich laten vertegenwoordigen).

Nieuw is ook dat wanneer er bij een bestuurder een rechtstreeks of onrechstreeks belang bestaat van vermogensrechtelijke aard in tegenstrijd met het belang van de vennootschap, de betrokken bestuurder niet meer aanwezig mag zijn bij de beraadslaging of de stemming over deze beslissing of verrichting.

De aard en de omstandigheden van het tegenstrijdig belang worden opgenomen in de notulen, alsook in het jaarverslag. De “lasthebber ad hoc” wordt hiermee dan ook afgeschaft.

Het vergaderen van de algemene vergadering van aandeelhouders

Wijze van bijeenroepen van de algemene vergadering

Het bestuursorgaan roept minstens 15 dagen voor de datum van de algemene vergadering de aandeelhouders en de bestuurders bijeen. In de oproeping staat de informatie inzake de vergadering en de agenda vermeld.

De oproeping kan voortaan per e-mail gebeuren in de mate dat de aandeelhouder het e-mailadres heeft opgegeven voor alle communicatie met de bestuurders.

In de mate dat alle aandeelhouders eenparig en schriftelijk besluiten over de punten aan de agenda is de oproepingsformaliteit niet vereist (dat was overigens vroeger ook al). Dit geldt natuurlijk voor alle besluiten die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren behalve degene die bij een authentieke akte dienen verleden te worden (statutenwijziging).

Ook een aandeelhouder kan een algemene vergadering bijeen roepen indien hij minstens 10% van het totaal aantal aandelen bezit (voorheen 20%).

Hoe verloopt de algemene vergadering?

Enkel de punten van de agenda kunnen behandeld worden.[5]

De aandeelhouders kunnen vooraf schriftelijk en op de vergadering zelf vragen stellen. De bestuurders kunnen in het belang van de vennootschap weigeren op bepaalde vragen te antwoorden.

Er wordt door de bestuurders een aanwezigheidslijst aangelegd of in de notulen opgenomen of aangehecht aan de notulen van de vergadering.

Deelnemen aan de algemene vergadering

De wetgever is er steeds van uitgegaan (ook in het nieuw WVV) dat aandeelhoudersvergaderingen fysiek bijeenkomen.

Door het hogervermelde COVID-KB wordt uitdrukkelijk de mogelijkheid voorzien om vergaderingen te laten doorgaan in omstandigheden die verzoenbaar zijn met de maatregelen, lees niet fysiek!

Concreet kan het bestuursorgaan beslissen om de aandeelhouders op afstand te laten deelnemen (al dan niet via volmacht). Twee mogelijkheden worden weerhouden: ofwel deelnemen via telefoon- of videoconferentie (in combinatie met e-mail) ofwel via schriftelijke besluitvorming.

In het algemeen is het nuttig, zeker in deze omstandigheden om de deelnemers aan de vergaderingen uitdrukkelijk te laten instemmen met de wijze van vergaderen en dan ook afstand te laten doen van enige vordering tot nietigverklaring van de algemene vergadering.

Indien de statuten dit niet verhinderen kunnen de aandeelhouders zich laten vertegenwoordigen door een lasthebber die per volmacht hun stem uitbrengt.

De aandeelhouders kunnen tevens hun stem schriftelijk uitbrengen.

Het ondertekenen van de notulen van de bestuurder(s), de algemene vergadering en de aanwezigheidslijst

Het is enerzijds mogelijk een exemplaar van de stukken te laten circuleren zodat iedereen (bestuurders en aandeelhouders of gevolmachtigden) deze kan ondertekenen.[6]

Het vlotte manier van werken bestaat er anderzijds in om alle betrokkenen een apart exemplaar van de documenten ter ondertekening over te maken om ze dan samen te bundelen.

(bijkomende) Termijn voor het neerleggen van de jaarrekening

De normale regels:

• De algemene vergadering moet de jaarrekening goedkeuren binnen de 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar;
• Ten laatste 30 dagen na deze goedkeuring dient de jaarrekening te worden neergelegd bij de Nationale Bank van België. M.a.w. de jaarrekening moet neergelegd zijn ten laatste 7 maanden na de jaarafsluiting.[7]
• De jaarvergadering mag 10 weken worden uitgesteld na de uiterst wettelijke datum, zodat voormelde termijnen 10 weken opschuiven.[8]

Ingevolge het KB nr. 4 van 9 april 2020:

Besluit

Niet alleen het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen in het algemeen voor wat betreft de manier van vergaderen, maar ook de regelgeving ingevolge de COVID-19 pandemie in het bijzonder inzake de toepasselijke termijnen, maken 2020 een bijzonder jaar, dus ook op het vlak van de vergaderingen van de bestuurders en de algemene vergaderingen. We beperkten ons daarbij tot de BV.

Zowel de inhoud van uw statuten, het WVV als de specifieke tijdelijke regelgeving ingevolge de COVID-19 pandemie bepalen nu gecombineerd deze materie.

Belangrijk lijkt ons dat in de toekomst alle vennootschappen zullen kunnen vergaderen volgens de nieuwste communicatiemiddelen. Aangezien de aandeelhouders van de meeste van onze rechtspersonen slechts één of alleszins een beperkt aantal aandeelhouders tellen zal het meestal volstaan om de vergaderingen met unanieme besluitvorming te notuleren, zonder dat er oproepingsformaliteiten vereist zijn. Dit was vaak voorheen ook al het geval.

De notulen van de bestuurders en deze van de algemene vergadering, samen met de aanwezigheidslijst, worden dan ondertekend door alle betrokken bestuurders en aandeelhouders.

We gaven u nog mee dat er wijzigingen zijn inzake aansprakelijkheid van de bestuurders en de mogelijke (haalbare) verzekerbaarheid, de begrippen zaakvoerder en vennoot zijn niet meer bestaande maar vervangen door bestuurder en aandeelhouder en de uiterste termijn voor het neerleggen van uw jaarrekening is uitzonderlijk aangepast, zelfs al zal dit slechts in uitzonderlijke gevallen nodig zijn.

Tenslotte nog vermelden dat binnenkort onze nieuwe website online zal gaan. U zal er natuurlijk ook dit artikel vinden samen met de laatste vorige publicaties van actuele fiscaal/economische onderwerpen. In een latere nieuwsbrief zullen wij deze lancering graag aankondigen. Mocht u nog niet ingeschreven zou zijn op onze nieuwsbrief, geef dan gerust uw e-mailadres door op “[email protected]”. Wij doen de rest!

Het spreekt voor zich dat deze bijdrage slechts de bedoeling heeft u in het algemeen te informeren. Binnen dit kader wordt immers de vlotte leesbaarheid nagestreefd. Mocht u toch wat meer specifieke vragen hebben over deze materie, dan kan u zoals steeds met ons 15-koppig team contact opnemen. Aarzel dus niet!

Het accountancy Kava-Team

[1] Zonder beslissing, altijd en in principe zonder voorafgaande motivering of zonder enige reden herroepbaar.

[2] Indien verschillende bestuurders een college vormen dan bestaat hoofdelijke aansprakelijkheid. (voorheen enkel hoofdelijkheid voor inbreuken op het WVV, voortaan voor alle bestuursfouten).

[3] Er bestaat een mogelijkheid om zich te ontheffen van deze hoofdelijke aansprakelijkheid bij tijdige melding van een vermeende fout aan het bestuursorgaan.

[4] Met de bedoeling “redelijke” (betaalbare) verzekering te kunnen afsluiten.

[5] Indien alle deelnemers die 100% van de aandelen vertegenwoordigen unaniem akkoord zijn, kunnen ook andere punten worden behandeld.

[6] Het is volgens het WVV ook mogelijk om een elektronische handtekening te plaatsten.

[7] Vanaf de 1^ste dag van de negende maand rekent de NBB toeslagen aan. Laattijdige neerlegging is en blijft een schending van het vennootschapsrecht.

[8] Bv. afsluiting 31.12.2019: uiterst wettelijke datum 30 juni 2020, jaarvergadering t.l.o. 8 september 2020 met als gevolg neerleggen jaarrekening t.l.o. 8 oktober 2020.